Chego de manhã e tenho 10 emails para responder, durante o dia chegarão mais 10. Ou seja, vou responder uns 20 e-mails, gastando em torno de 3 minutos em cada um, portanto, 60 minutos respondendo e-mails.
Tem amigos que falam que sou um privilegiado, pois recebo poucos emails. Mas, na realidade, sendo da área de IT, temos que reflectir sobre esse fato, pois o email passou a ser problema.
Não vou falar dos emails externos, ou seja, os enviados/recebidos entre fornecedores, clientes e parceiros. O problema maior são os emails internos.
Alguns colaboradores da empresa, pensam que reencaminhar um email é resolver o problema. Quantas vezes você está numa reunião e alguém fala: “ Mas eu te enviei o email.”
E falam como se o reencaminhar email fosse uma forma de resolver problema, ou seja, chega um problema num email e a minha missão é encontrar alguém para reencaminhar.
Outro problema dos emails, é que perdemos o histórico da conversa ou então ficamos como louco resgatando emails antigos.
E quando pensamos no tempo que foi gasto (ou investido?), não conseguimos determinar com precisão, ou seja, os gestores não conseguem obter esta informação.
Exemplos de email que eu recebo e a respectiva solução:
1) “O que acha desta apresentação?” (email recebido)
FACTO: O director comercial me envia um POWERPOINT para eu dar a minha opinião.
SOLUÇÃO: Qual é a diferença desta actividade e a de “Minha impressora não funciona, pode me ajudar?”. Na realidade, ambas são actividades e o correcto não é “O que acha desta apresentação?”, mas sim “Dar a sua opinião sobre esta apresentação” e como é uma tarefa e que vamos ter que investir tempo, deve ser registada no HelpDesk/Service Desk, ou seja, tem que abrir um TICKET/REQUISIÇÃO e fazer o pedido.
PONTO POSITIVO: Pára de circular email com documentos, todo o histórico fica registado, o tempo gasto é registado.
PONTO NEGATIVO: A necessidade de formalizar pode evitar que as pessoas contactem (isso é negativo?), dificultando as sinergias entre o grupo.
2) “Que tal se reunirmos às 15:00 horas?” (email recebido)
FACTO: O director financeiro me envia um email para marcar uma reunião.
SOLUÇÃO: Para que serve o “Calendar” do Outlook? Todas as reuniões devem ser marcadas via sistema, com data/hora de início, tempo previsto de duração e uma agenda.
PONTO POSITIVO: Todos da empresa tem acesso a minha agenda, sabem onde estou, ou seja, tudo claro e objectivo.
PONTO NEGATIVO: Não consigo ver nenhuma.
3) “Nuno me envia o documento do produto Y” (email enviado)
FACTO: Preciso de informações do produto Y e não tenho, por isso, vou pedir para o Nuno.
SOLUÇÃO: Se a informação existe, deve estar publicada na Intranet/Gestão Documental, ou seja, a informação não pode ser do Nuno.
PONTO POSITIVO: Tudo é publicado, ou seja, ninguém tem informação local. O ser publicado, não significa que tem acesso, existem diversas formas de gerir o acesso.
PONTO NEGATIVO: Investimento no gestor de conteúdos e intranet e revisão de alguns processos (isso é negativo?)
4) “CIRCULAR X – Amanhã não trabalharemos” (email recebido)
FACTO: Os Recursos Humanos sempre que precisam enviar um comunicado ou aviso, mandam um email para todos.
SOLUÇÃO: Publicar uma área de comunicados, com destaque na HomePage da Intranet.
PONTO POSITIVO: Histórico dos recados.
PONTO NEGATIVO: Para avisos imediatos, ou seja, para eventos que irão acontecer num prazo inferior a 4 horas, poderá acontecer de algumas pessoas não serem avisadas a tempo.
5) “Quem vai jogar futebol?” (email recebido)
FACTO: O meu amigo Paulo Costa organiza o futebol da quarta-feira e toda terça e quarta, recebo diversos emails perguntando e informando quem irá ao jogo.
SOLUÇÃO: Criar um fórum ou algo similar para agrupar os jogadores.
PONTO POSITIVO: Organização e o grupo têm a informação ao mesmo tempo.
PONTO NEGATIVO: As pessoas não gostam de entrar no fórum, acham lento.
CONCLUSÃO: Para todas as soluções apresentadas, vão sempre existir resistências, por isso, o processo de mudança deve ser gerido e planeado, nada de radicalismo, o processo deve ser gradual, conquistar utilizadores, propor desafios e etc...
Boa sorte na campanha contra o e-mail.