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Requisitos para um serviço de newsletter

 Por Carlos Ascensão

Rezam os livros que é oito vezes mais barato vender a um cliente actual do que a um novo. Por este motivo, em detrimento do velhinho marketing transaccional, o jovem marketing relacional constitui cada vez mais a filosofia de gestão que pode fazer toda a diferença nos mercados cada vez mais competitivos.

 

Requisitos para um serviço de newsletter 

 

 
O envio de newsletters por e-mail é uma prática que pode gerar resultados bastante positivos nas empresas, desde que feito com ética, tecnologia e profissionalismo.
 
Veja aqui os atributos que não deve perder de vista na hora de escolher o seu serviço de newsletters.
 
1
Criação de formulário de subscrição para colocação no site do cliente. O cliente pode definir se a modalidade de subscrição é simples “opt-in” ou duplo “opt-in”.
 
Depois de configurar o formulário o software gera um código em HTML que deverá ser colocado no site.
O subscritor depois de se inscrever (primeiro “opt-in”) poderá receber um e-mail para confirmar que efectivamente foi ele que se inscreveu e não alguém por ele. Assim, basta-lhe clicar num link constante nesse e-mail (segundo opt-in”) para que o sistema conclua a sua inclusão.
Este processo deverá ser totalmente automático.
 
2
Configuração de mensagem de boas-vindas.
 
Concluída a inscrição é apresentada uma mensagem de boas-vindas cujo texto poderá ser totalmente criado pelo cliente.
Para além da mensagem de cortesia é recomendável nesta fase lembrar o subscritor para estar atento à possibilidade de ter que incluir o endereço de e-mail do remetente à lista de e-mails de confiança, quer em softwares de e-mail, quer em webmails, quer em filtros de anti-spam.
 
3
Notificação de subscrição/cancelamento
 
O sistema deverá permitir que se indiquem quais os endereços de e-mail que receberão um aviso sempre que alguém se inscrever ou cancelar a subscrição.
 
4
Personalização do desenho das páginas do servidor por forma a que tenha uma aparência igual ao site do cliente.
 
Quando alguém se inscreve será enviado para uma página pertencente ao servidor confirmando a subscrição.
Habitualmente esta página tem um desenho muito simples. No entanto poderá ser criado um desenho idêntico ao site do cliente, para que o subscritor não fique com a sensação que saiu do site.
 
5
Possibilidade de recolha de mais informação do subscritor para além do endereço de e-mail.
 
Idade, região geográfica, nome próprio, apelido, profissão, etc., poderão ser preenchidos no formulário.
O cliente poderá criar os campos que achar pertinentes para figurarem no formulário. Poderá ainda indicar os campos de preenchimento obrigatório ou facultativo.
Aqui há que ponderar entre o valor da informação recolhida e a natural relutância em a revelar, gerando assim o risco de desincentivar inscrições.
 
6
Importação de listas pré-existentes de subscritores.
 
Para casos em que existem listas de e-mails obtidas por outros meios (diversos da clássica inscrição pelo website), como por exemplo a lista de clientes, o sistema permite que se importem essas listas, em vez de ter de as adicionar manualmente.
 
7
Exportação das listas alojadas.
 
Os elementos constantes na base de dados do servidor poderão ser exportados, por exemplo, através dum ficheiro em Excel, para armazenamento ou tratamento noutros sistemas.
 
8
Criação e gestão de grupos.
 
A criação de grupos é muito importante porque permite segmentar os destinatários como se quiser, bem como permite gerir várias newsletters, várias empresas, várias campanhas, etc.
 
9
Processo automático de cancelamento de subscrição.
 
Um link de cancelamento é colocado automaticamente no rodapé de cada newsletter, de acordo com o estabelecido na lei.
Sempre que alguém active esse link é desencadeado um processo automático de transferência da base de dados de subscritores para a base de dados de desistentes.
Poderá ser configurada uma mensagem de despedida, assim como as pessoas que receberão a respectiva notificação.
 
10
Envio separado de mensagens para cada subscritor (não há CC ou BCC).
 
Todos estes detalhes contribuem para melhorar ou preservar a imagem da empresa.
 
11
Envio de mensagens de teste.
 
Antes de despoletar o envio da newsletter poderá ser enviada uma mensagem de teste, com vista a confirmar se o seu conteúdo é recebido sem defeitos por vários sistemas. Assim, poderão ser indicados endereços do Gmail, Hotmail, etc., os quais poderão ser abertos por webmails, Outlook, etc.
Só depois de verificar se os textos, imagens, links, etc., não contêm erros é que a difusão deverá começar.
 
12
Envio de mensagens em texto simples, html, ou html com texto alternativo (para programas de e-mails que não permitam html).
 
Newsletters em HTML permitem que se configurem fontes, cores, imagens, links, etc. Para isso será necessário utilizar um editor de HTML (como o Dreamweaver) para criar o código fonte, o qual será depois colocado no editor da newsletter.
Poderá ser também criada uma versão em texto simples para ser lida por destinatários que não queiram ou não possam abrir mensagens em HTML.
 
13
Alojamento de imagens no servidor.
 
Isto permite que a mensagem fique mais leve, visto que a mesma abrirá a partir do servidor, em vez de constar no corpo da mensagem.
 
14
Editor de HTML com função WYSIWYG.
 
Esta sigla significa “What You See Is What You Get”.
Este tipo de editores tem especial importância para utilizadores sem conhecimentos de HTML, pois opera-se como um processador de texto convencional.
 
15
Envio de anexos.
 
Juntamente com a newsletter poderão ser anexados ficheiros como DOC, JPG, PPT, ZIP, etc., até um tamanho contratado.
 
16
Arquivo das newsletters enviadas.
 
Este arquivo pode ser colocado à disposição dos visitantes no website do cliente.
 
17
Tratamento automático de e-mails devolvidos.
 
Se uma mensagem não tiver sido entregue por razões temporárias (caixa de correio cheia ou servidor de destino em baixo) ou definitivas (desactivação do endereço de e-mail), o sistema poderá ser parametrizado para remover imediatamente esse endereço ou apenas depois dum certo número de devoluções.
 
18
Envio diferido para data/hora indicada.
 
Esta funcionalidade é útil para casos em que há uma rotina calendarizada no envio, pois o trabalho de edição e testes pode ser feito com antecedência, afastando o risco de falhas.
 
19
Personalização de newsletters (mail merge).
 
Isto permite que se inclua o nome próprio do destinatário no corpo da mensagem, dando-lhe assim um toque mais pessoal.
 
20
Relatórios de estatísticas
 
E por último vem aquela que será porventura a funcionalidade mais importante destes programas.
Daqui é que se pode ajuizar o desempenho efectivo da newsletter, e, com isso, tirar conclusões com vista a melhorar o que se afigurar necessário.
O sistema deverá gerar relatórios indicando o número de e-mails enviados e entregues; desses quantos foram abertos; e destes quantos geraram cliques.
Também se deverão recolher dados sobre os e-mails que foram abertos mas com imagens bloqueadas.
Todos estes dados deverão ser disponibilizados em tempo real quer através de relatórios quer através de gráficos.
 
 

 

 

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Autor Carlos Ascensão